その指示、ちゃんと管理できていますか？
メールやチャットでのやりとりを taskshare に変えるだけで
メールやチャットに埋もれる「仕事の指示」を、タスクとして残します。
建設・不動産・製造・多店舗の現場で、すでに使われています。
メール、チャット、電話、立ち話。指示はあちこちから届くのに、それを覚えておく場所が、どこにもありません。
指示を出した瞬間から、完了して一覧から消えるまで。そのまま追ってみてください。
上司が指示を書いて送ります。宛先と用件を入れるだけ。送った瞬間に、部下の一覧の先頭に届きます。
明日までに外観の写真をお願いします。
南側と西側の2方向で。
承知しました。午前中に伺います。
撮影しました。ご確認ください。
現場写真_0810.jpg確認しました。助かります。
明日までに外観の写真をお願いします。
南側と西側の2方向で。
承知しました。午前中に伺います。
撮影しました。ご確認ください。
現場写真_0810.jpg確認しました。助かります。
※ 画面はイメージです
※ 部下から上司にタスク（依頼）を作成することも可能です。
新しいツールを覚えるのではありません。いつもどおり指示を書くと、それが流れず・追える・進捗のわかる形で残るだけです。
タスクは自分がメモするのではなく、依頼者が相手のタスク一覧に直接書き込む——という発想の転換です。
宛先を入れて、用件を書いて、送る。覚えることは何もありません。TO・CC・件名・本文、いつもと同じ書き方です。それだけで、受信箱に沈まない「1件」ができあがります。ファイルの添付もそのまま残せます。
最初に表示されるのは、まだ終わっていない用件だけ。上から消し込めば、それがそのまま進捗になります。部下の側も同じ。「今日やること」を探す時間が、なくなります。
終わったら、部下が完了申請を出す。上司はそれを見て確認するだけ。報告を待つことも、催促することもいりません。頼んだ側と頼まれた側で、認識がずれなくなります。
一件ずつの既読が、あとから改ざんできない記録として残ります。誰が何時に読んだかまで。「伝えたつもり」も「聞いていません」も、記録が決めます。
| taskshare | メール | ビジネスチャット | タスク管理ツール | |
|---|---|---|---|---|
| 出した指示が一覧で残る | ◎ | 件名頼み | 流れる | ○ |
| 誰が何を抱えているか見える | ◎ | × | × | ○ |
| 完了の報告が仕組みで届く | ◎ | × | × | 設定次第 |
| 誰がいつ読んだかが残る | ◎ | × | 流れる | × |
| 覚えることが少なく、すぐ定着 | ◎ | ○ | やや重い | 重い |
← 表は横にスクロールできます →
※一般的な各カテゴリの傾向。製品・設定により異なります。
全員が同じ机に座っていれば、声をかければ済みます。そうでない現場ほど、指示は行方不明になります。
現場ごとに、写真の提出も立会も発注確認も1本化。事務所と現場が離れていても、進み具合がその場でわかる。
物件・部屋番号ごとに、入居者対応と業者手配をまとめて指示。退去立会も鍵トラブルも、流さず・追える。
シフトが違って顔を合わせない相手にも、指示が確実に残る。引き継ぎのたびに口頭で伝え直す手間がなくなる。
各店への連絡と依頼を、店舗ごとに整理。本部からの指示が、どの店で止まっているかが見える。
今まで電話やメールで仕事を受けていて、見落としやメモ忘れがあったのですが、それが一切なくなったのが良かったです。
相手がいつメッセージを読んだのかわかるので、電話で確認していた無駄がなくなりました。
社内はチャットで仕事していたのですが、少し前の話になるとどういう経緯だったかわからなくなって困っていました。タスクごとに会話する taskshare なら、ほぼ一発でその時の会話が見られるので助かります。
ほかのツールも試しましたが、複雑すぎて社員に定着しませんでした。taskshare はとてもシンプルなので、初めて定着したツールです。
メールでのやり取りを taskshare に置き換えるだけだったので、簡単に導入できました。
チャットだとグループが増えすぎて、どれで会話すればよいかわからなくなったり、自分に関係ないと思って開かないグループもありました。taskshare だとすべてが自分に関係あるので、未読のまま放置することがなくなりました。
メールの良い部分、チャットの良い部分をいいとこ取りしたツールだと思います。
仕事のことばかりではなく、忘年会の件とか雑談も含めて、すべて taskshare で会話しています。
取引先の taskshare 費用もこちらで払うことができ、相手の画面に「presented by 〇〇株式会社」と表示させることができるので、よく感謝されます。
